Как настроить автоответ в Outlook, когда уходишь в отпуск

Инструкции по программам и сервисам

Как настроить автоответ в Outlook, когда уходишь в отпуск

В этой статье Вы узнаете:

  • Как настроить автоответ в Outlook
  • Типовые ошибки при создании текста автоответа
  • Пример правильного автоответа

Работая в компании, рано или поздно Вы уйдёте в отпуск, или уедите в командировку. В таком случае, необходимо информировать сотрудников своего и смежных подразделений, а также контрагентов о том, что Вас какой-то период времени не будет на рабочем месте. Вот тут нам и поможет функция Автоответ в Outlook.В отпуск

Outlook отпуск

Как правило, ставим автоответ в аутлуке в последний рабочий день, даже в последний час. Времени мало, поэтому буду краток.

Эта операция в целом состоит из двух частей:

  • Создание текста автоответа:
  1. Нажимаем «Создать сообщение»Создать сообщение в outlook
  2. Набираете текст автоответа (примерный текст представлю на картинке)текст автоответа в outlook
  3. Нажимаете «Файл» → «Сохранить как» Тип файла выбираете «Шаблон Outlook». Важно лишь то, чтобы расширение файла который Вы создадите будет «.oft»Сохраняем шаблон Outlook

 

  • Настройка автоответа по созданному шаблону:
  1. Во вкладке «Главная» нажимаете на «Правила» → «Создать правило»Создать правило в Outlook
  2. В выпадающем меню выбираете условия отправки автоответа. ВНИМАНИЕ: если Вы хотите чтобы автоответы приходили всем, то все галочки необходимо убрать.

Далее нажимаете «Дополнительно»Условия отправки автоответа

  1. Выбираете условия «1 Шага». Также, как и в пункте 5, если хотите, чтобы автоответы приходили всем в ответ, то галочки не устанавливаем. Нажимаем «Далее». Читаем оповещение о том, что автоответы будут приходить всем, соглашаемся, нажимая «Ок»Условия отправки автоответа в Outlook
  2. Далее устанавливаем галочку напротив «Ответить, используя «Указанный шаблон». Внизу, в поле «Шаг 2» нажимаем на «Указать шаблон»Ответить используя шаблон
  3. Нажимаете на «Обзор» и ищите папку, в которую ранее сохранили созданный шаблон с текстом автоответа. При этом шаблон автоответа автоматически появится в поле файлов. Выбираете его и нажимаете «Открыть».Выбираем файл с шаблоном автоответа
  4. При наличии исключений ставите соответствующие галочки. Опять же, если хотите, чтобы письма отправлялись всем в ответ, просто нажимаем «Далее»Выбираем исключения для шаблоном автоответа outlook
  5. В последнем пункте проследите, чтобы была поставлена галочка напротив «Включить правило» и нажмите «Готово».Включить правило в outlook

Типовые ошибки при создании текста автоответа

  • Когда сотрудник Компании уходит в отпуск на неделю или две, то по инерции он ставит автоответ с понедельник по понедельник (типа полная неделя). А при этом даже в заявлении указан период с понедельника по воскресенье.
  • В автоответе указываете, что уходите в отпуск, но при этом не указываете кто курирует Ваши дела, на период Вашего отсутствия.

Пример автоответа

Добрый день.

 

В период с 04.09.17 по 17.09.17 буду находиться в отпуске.

По всем вопросам обращаться к Медведеву Дмитрию Анатольевичу

Спасибо.

 

Можете протестировать Ваш автоответ, отправив письмо самому себе. В этом случае Вам придет письмо, а следом автоответ с текстом.

Смотрите как это можно сделать:

Как отправить письмо с задержкой. Отправка письма самому себе в будущее

и другие полезные статьи по работе с Outlook

Настройка Outlook при первом запуске

Инструкция как сделать подпись в аутлуке (Outlook)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *